Privacyverklaring

Wie we zijn

Kovicta B.V. is voor de verwerkingen in deze verklaring de verwerkingsverantwoordelijke. We hebben geen functionaris gegevensbescherming. Vragen over privacy beantwoordt de persoon die daar binnen Kovicta verantwoordelijk voor is, via privacy@kovicta.com.

Naam

Kovicta B.V.

Adres

Nijverheidsweg 23E, 3641 RP Mijdrecht, Nederland

KvK-nummer

42195911

Btw-nummer

NL870132234B01

E-mail

info@kovicta.com

Wat we verwerken, waarom en hoe lang

Per doel staat hieronder welke gegevens we gebruiken, op welke grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en hoe lang we ze bewaren. Na die termijn verwijderen we ze.

Cookies

Deze website plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser. Bezoeken tellen we met onze eigen statistieken, op onze eigen server (zie ‘Statistieken van deze website’ hierboven). Die gebruiken geen cookies, delen niets met andere partijen en volgen je niet naar andere websites. Voor statistieken als deze, met weinig gevolgen voor je privacy, is volgens de Nederlandse wet geen toestemming nodig (artikel 11.7a Telecommunicatiewet). We gebruiken geen advertentie- of socialmediapixels, en we laden niets van andere partijen: lettertypen, afbeeldingen en scripts komen van onze eigen server. Daarom vragen we ook geen toestemming voor cookies. Verandert dat, dan passen we deze verklaring aan en vragen we toestemming waar de wet dat eist.

Wie je gegevens ontvangen

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. We verstrekken ze alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, of aan de accountant die onze jaarrekening opstelt.

We schakelen dienstverleners in die gegevens in onze opdracht verwerken. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst, en ze mogen je gegevens alleen gebruiken voor wat wij hun vragen:

• Hosting van deze website, de statistieken en de opgeslagen formulieraanvragen
• E-mail en agenda
• Boekhouding en facturatie
• Het systeem waarin we aanvragen en klantcontacten bijhouden

Waar je gegevens staan

Deze website, de statistieken, de formulieraanvragen en het systeem waarin we aanvragen bijhouden, staan op onze server in Falkenstein, Duitsland. Bij andere dienstverleners kiezen we waar dat kan voor opslag in de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige dienstverleners die we gebruiken, bijvoorbeeld voor e-mail, horen bij een bedrijf buiten de EER. Kunnen gegevens daardoor buiten de EER terechtkomen of van daaruit worden ingezien, dan gebeurt dat alleen met een passende waarborg uit de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborg kun je bij ons opvragen.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie de gegevens voor zijn werk nodig heeft, en systemen die we up-to-date houden. Hoe we klantplatformen beveiligen, staat op de beveiligingspagina. Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist, en informeren we jou als het lek een hoog risico voor je oplevert.

Gegevens in klantplatformen

In de platformen die we voor klanten bouwen en hosten, verwerken we gegevens in opdracht van die klant: bijvoorbeeld gegevens over diens medewerkers, klanten of leveranciers, en, als de klant dat wil, het log van wie welke pagina opende. De klant is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke en Kovicta de verwerker. We gebruiken ze alleen volgens de verwerkersovereenkomst met de klant, nooit voor eigen doeleinden en nooit om taalmodellen te trainen. We tellen wel per platform het aantal gebruikers en het aantal tokens dat de assistenten gebruiken, omdat het maandbedrag daarvan afhangt. Heeft het platform een assistent, dan worden de vragen die mensen eraan stellen en de gegevens die nodig zijn om ze te beantwoorden verwerkt door de aanbieder van het taalmodel, Anthropic, in de Verenigde Staten, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Staan jouw gegevens in zo’n platform en wil je ze inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, neem dan contact op met de organisatie die het platform gebruikt. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het zo snel mogelijk naar die organisatie door.

Je rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: een overzicht en een kopie van de gegevens die we van je hebben
• Correctie van gegevens die niet kloppen
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld zolang we een bezwaar beoordelen
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat, voor jezelf of voor een ander
• Bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang
• Intrekken van een toestemming die je hebt gegeven, voor de toekomst

Mail je verzoek naar privacy@kovicta.com. Dat is gratis. We reageren binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. We kunnen je vragen aan te tonen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat verplicht is, en wat we niet doen

Je bent niet verplicht ons gegevens te geven. Zonder naam, e-mailadres en bedrijf kunnen we een aanvraag voor een kennismaking alleen niet beantwoorden. We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, we maken geen profielen van bezoekers, en we sturen geen nieuwsbrieven of marketingmails.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we persoonsgegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurde. Gaat een wijziging jou direct aan, dan laten we het je weten.