ENPlan een kennismaking

Beveiliging & data

Alleen-lezen, gehost in de EU, bron bij elk antwoord.

We werken met de gevoeligste tabellen die een bedrijf heeft. Daarom hebben we het platform vanaf het eerste project zo ontworpen. Er wordt niets teruggeschreven, het platform draait in de Europese Unie, elke klant heeft een eigen omgeving en elk antwoord laat zien wat de bron is.

Plan een gesprek met je IT-teamVoor je compliance-team
0koppelingen die schrijfrechten vragenvoorwaarden, art. 4.2
EUvoor het platform, de back-ups en de logsvoorwaarden, art. 4.3
30dagen om alles te verwijderen als je vertrekt, ook uit back-upsvoorwaarden, art. 16.2
24uom je te informeren over een bevestigd incidentvoorwaarden, art. 13.4

Waar het draait

Je platform draait in Falkenstein. De back‑ups staan in Helsinki.

Beide zijn datacenters van Hetzner in de Europese Unie, gecertificeerd volgens ISO 27001. Alleen de assistenten gaan buiten de EU. Ze gebruiken de modellen van Anthropic, die in de VS draaien.

  1. Falkenstein, Duitsland

    Hier draait je platform, in een datacenter van Hetzner. Wij patchen en onderhouden het. Alleen wij tweeën kunnen erbij, met persoonlijke SSH-sleutels.

    50.48° N · 12.37° E

  2. Helsinki, Finland

    Hier staan de back-ups, versleuteld voordat ze Falkenstein verlaten. Met 1.330 km ertussen kan een brand of overstroming op de ene plek de andere niet raken. Elke maand zetten we er een terug als test.

    60.17° N · 24.94° E

  3. Een eigen omgeving

    Je platform heeft een eigen applicatiecontainer, een eigen database en eigen inloggegevens. Geen tabel wordt gedeeld met een andere klant.

    Eén server in Falkenstein

    Van jouAndere klantenApplicatieDatabaseInloggegevens

    Er wordt niets gedeeld tussen klanten

Alleen-lezen

We vragen leestoegang en je IT ziet precies waarvoor.

Geen koppeling die we bouwen vraagt schrijfrechten en geen code in een Kovicta-platform schrijft iets terug. Je systemen kunnen niet vanuit het platform worden gewijzigd, niet door ons en niet door iemand die erin zou komen. Voordat we een koppeling maken, schrijven we op wat we lezen, welke pagina het nodig heeft en wat je IT inricht.

  • De minste toegang die de pagina’s nodig hebben, tabel voor tabel
  • Inloggegevens alleen op onze servers, en de omgeving van elke klant bevat alleen die van die klant
  • Je IT richt het in, met een login of app met alleen leesrechten of ons IP-adres in de firewall
Scope van de koppelingenTarlen B.V.goedgekeurd door IT van Tarlen · 3 jun 2026

SQL ServerVerkoopdatabase

Login met alleen leesrechten
Wat we lezenVeldenNodig voor
OrdersOrdernummer, klant, datum, statusOverzicht, Verkoop
OrderregelsArtikel, aantal, prijs, kostprijsMarge, Verkoop
ArtikelenArtikelcode, omschrijving, productgroepMarge, Voorraad
VoorraadArtikel, locatie, voorraad, bestelpuntVoorraad

De andere 208 tabellen in de database: geen toegang

Wat je IT inricht

  1. 1

    Een login die deze vier tabellen kan lezen en verder niets

  2. 2

    Ons IP-adres toegelaten in de firewall, alleen naar de databasepoort

HubSpotCRM

Alleen leesrechten
Wat we lezenVeldenNodig voor
DealsBedrag, fase, sluitdatum, eigenaarPipelineoverleg
BedrijvenNaam, btw-nummer, debiteurnummerKoppelen aan Exact Online
EigenarenNaam, e-mailRollen: eigen klanten

Contactpersonen, e-mails, notities en tickets: geen toegang

Wat je IT inricht

  1. 1

    Een private app die deals, bedrijven en eigenaren kan lezen en verder niets

  2. 2

    Het toegangstoken daarvan, aan ons gegeven en alleen bewaard in de omgeving van Tarlen

DocumentenSharePoint

Lezen op één site
Wat we lezenVeldenNodig voor
PrijslijstenPDF, steeds de actuele versieAssistent financiën
HandleidingenPDF, 412 bestandenAssistent service

Mail, Teams en alle andere sites: geen toegang

Wat je IT inricht

  1. 1

    Onze app, goedgekeurd voor geselecteerde sites

  2. 2

    Leestoegang tot deze ene site

Schrijfrechten geen aangevraagd, op alle zes koppelingenOok in deze scope: Exact Online, targets.xlsx, het leveranciersportaal

Tarlen en zijn systemen zijn verzonnen. Elke koppeling die we bouwen, leggen we zo vast.

Maatregelen

De lijst waar je IT-team om zal vragen.

De korte versie staat hier. De details lopen we graag met je IT-team door.

Hosting
Hetzner in Falkenstein, Duitsland, in ISO 27001-gecertificeerde datacenters
Encryptie onderweg
TLS 1.2 of hoger op elke verbinding met het platform
Toegang tot productie
Alleen wij tweeën, met persoonlijke SSH-sleutels
Inloggen
Met je Microsoft- of Google-werkaccount, en toegang stopt als het account stopt
Toegangsbeheer
Rollen die jij bepaalt, per pagina, per entiteit en per regel, afgedwongen in de query. Een regel die iemand niet mag zien, komt nooit in diens browser
Log van paginabezoek
Als je dat wilt, houden we bij wie welke pagina opende en wanneer, en je kunt het zelf exporteren
Back-ups
Continu, versleuteld voordat ze de server verlaten, bewaard in Helsinki, maandelijks getest met een herstel
Je data
Bronregels bewaard zolang jij kiest · alles te exporteren in gewone bestanden · binnen 30 dagen verwijderd als je weggaat, ook uit back-ups
Kwetsbaarhedenbeheer
Afhankelijkheden dagelijks gescand
Incidentafhandeling
Klant binnen 24 uur geïnformeerd over een bevestigd incident met diens data
Modelinferentie
Anthropic via de zakelijke API, in de VS, onder diens verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de EU · geen training op je data · elke assistent is uit te schakelen
Beschikbaarheid
Dag en nacht gemonitord, en periodieke rapportages hebben een vastgelegde terugvaloptie

Het model, precies

De modellen van Anthropic, voor jouw data, nooit erop getraind.

Assistenten antwoorden op basis van je data en documenten en noemen elke keer de bron, met de gebruikte passage gemarkeerd in het origineel. We gebruiken de modellen van Anthropic vanwege hun privacybeleid, via hun zakelijke API. Die valt onder een zakelijk contract met een verwerkersovereenkomst en niet onder de voorwaarden voor consumenten, zoals bij een Pro- of Max-abonnement. Anthropic draait de modellen in de VS, dus als iemand een assistent een vraag stelt, worden de vraag en de data die nodig is om die te beantwoorden daar verwerkt. Vereist je beleid dat alles in de EU blijft, dan is een zelf gehost model mogelijk, tegen aanzienlijk hogere kosten.

  • Draait bij Anthropic in de VS, onder diens verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de EU
  • Je data en documenten worden nooit gebruikt om te trainen
  • Elk antwoord wordt gelogd samen met de bronnen waaruit het is opgebouwd
  • Dashboards en rapportages gebruiken het model niet. Zet je een assistent uit, dan blijven ze werken

Documenten

Wat je compliance-team bij het contract krijgt.

Vraag ernaar in de kennismaking, of mail naar security@kovicta.com

  • Verwerkersovereenkomst

    Onze standaardverwerkersovereenkomst onder de AVG.

    Bij elk contract inbegrepen

  • Subverwerkerslijst

    Hosting, mailbezorging en modelinferentie, elk met het land waar je data wordt verwerkt.

    Bij de verwerkersovereenkomst · wijzigingen vooraf gemeld

Neem je IT-team mee naar het gesprek.

We beantwoorden de moeilijke vragen liever in het eerste gesprek dan in het zesde.

  • Alleen-lezen, gehost in de EU, één omgeving per klant
  • Onze verwerkersovereenkomst bij elk contract
  • Een log van paginabezoek, als je dat wilt

Of mail naar info@kovicta.com. Iemand van ons team neemt binnen een werkdag persoonlijk contact met je op.